【会議効率化】無駄な会議はやめよう!会議を効率的に行う10のやるべきこと

2020-04-16

仕事をするにあたって、会議とか打ち合わせとかほど無駄に感じる時間はありませんよね。

仕事・ビジネスをするということは、さまざまなメンバーとコミュニケーションを行います。そこで欠かせないのは様々なレベルの人とすり合わせや議論を行う「会議」です。一緒に仕事を進めていく上で、欠かすことはできません。どんなに効率化した社会でも少なからず、多人数の人とのコミュニケーションを行う会議は絶対あると思います。
会議とは、関係者が集まって問題・課題を議論し、相談・報告・連絡をして、最終的には議題・ゴールに対して意思決定をすることです。しかし段取りが悪いままおこなわれる会議や、集まること自体が目的となってしまっている会議が世の中にはなんと多いことでしょうか。会議効率化を行うにあたって、10のやるべきことを紹介していきます

会議イメージ画像1

とかく、長時間拘束される会議は無駄な時間が生まれやすくなります。

それは、その人の立場とポジショニングで会議や打ち合わせの質や内容、思い、得られる効果が異なっているから感じるのです。「会議が面白くない」「有意義に感じられない」「時間の無駄である」と思う人は、その会議に不要か、もしくは会議の運営そのものが無駄だらけの可能性ありますので、今一度整理してみると良いと思います。

会議と言うのは、本当に奥が深いです。

それもそのはずで、生きた人間同士が自分の業務の為に参加してくるのですから、お互いのぶつかり合いだったり・自身の作業を円滑に進めるための一種のツールです。

会議の雰囲気としては3つのパターンくらいしかないと思います。

  1. 誰もしゃべらない
  2. 誰かが一方的にしゃべる会議
  3. 全員が色々なことをしゃべる会議

経験からになりますが、”3”は割と失敗は少ないかもしれませんが失敗すると最後に何も結論が残っていない可能性はあります。会議をする(打ち合わせをす)目的は達しているので、1や2よりは有効である印象があります。

それでも、やはりキーポイントになってくるのは

その会議で「何をしたいか」「何を決めたいか」のゴールが達成できているかどうかとなります。
また、会議の前にその準備状況で結論が大枠で決まってしまう会議さえあります。

本記事を読むことによって、以下の事が理解できて効率的な会議の進め方を考える事が出来るようになります。

会議の準備について
会議のファシリテートの必要性
会議の結論の重要性
会議の種類とその質の違い

会議を良いものにして、効率化し、一人一人が生産性が上がったと実感できれば

業務全体も活性化します。

そのために、いくつかの取り組みをもあわせて紹介したいと思います。

効率の悪い会議は、参加者全員の時間を無駄にしてしまうばかりか、直接的にコストに影響してきます

以下を参考に、ぜひ”やってよかった会議”(最高の会議)を目指しましょう。

会議における課題、問題

効率の良い会議と聞こえは良いですが、会議は目的が各々違っていたり、達成する期待する度合いが参加者のポジショニングで違っていたりします。

よくある光景として、会議の課題とはどのようなものがあるのでしょうか。

  • 時間が長い
  • 無意味な内容
  • 参加しているだけの人がいる
  • 一人の人しかしゃべらない
  • 資料がないから空中戦に終わる(話題の口頭での論戦のみ、決着なし)
  • 空中戦に終わる(話題の口頭での論戦のみ、決着なし)
  • 議論にならない宿題・確認点が多くなりすぎる

どれもよく見る、あるあるの光景ですね。

とかく、大企業で大きな組織になればなるほど非効率な会議体の運営をして、惰性・慣行やしきたりに従って主催者も何故会議を開かなければいけないのかわからないような会議まであったりします。

さらには、実務はほとんどなく(やらないで)、会議に参加して1日が終わったり、毎月終っていく強者がいたりします。

ほめていないですけどね、大きな組織では必要悪だったりもするのですが、こういう人が多ければ当然全体の組織の生産性の効率や士気に影響してきたいります。

意味なし会議はぜひとも辞めたいところです。

以下は、それぞれの問題はなぜ発生するのかをケースを想定していきます。

会議2イメージ

時間が長い

時間が無駄に長い会議は、本当に嫌なものです。自分の時間を奪われるばかりかまったく有意義に思えないですね。おそらく、会議の効率化をしたい一番は時間ではないでしょうか。無目的に会議を行ったり、アジェンダ(会議進行の時間割)がない場合に、会議時間を超過したり、時間を長く感じたりします

原因:
会議目的が明確でない
会議アジェンダが作られていない

無意味な内容

会議が終わった後に感じる何とも言えない嫌な気持ちわかります。「自分いなくてもよかった」とか、得られるものが何もなかった時に強く感じますね。あとは、意思決定がされない、目的が達成されなかったときにそうなります。出来レースの打ち合わせでもこうなる時があります。

原因:
会議の目的が達成されなかった
出席レベル、対象者があっていない
会議そのものが結論ありき

参加しているだけの人がいる

自分は一生懸命打ち合わせに参加して、メモして傾聴して、議論しているのに「寝てる人がいる」「何もしていない」なんてときに問題になりますね。ひどい時には、会議に出席していながら他の事をしている(内職)なんて人もいたりします。大企業での多人数での会議の時にはとかくこのような状態になりがちです。

原因:
出席レベル、対象者があっていない
会議に参加する気がない(仕事する気がない)
出席人数が多すぎ

一人の人しかしゃべらない

おしゃべり好きな人はどこにでもいるもので、ひたすらしゃべります。ただ事会議となると、こういう人は重宝しますが、目的が話し合うことの時には弊害になったりします。打ち合わせが状況伝達の場ならいいのですが、すり合わせが必要な場で一人しかしゃべらないのは致命的ですよね。

原因:
会議コントロールが出来ていない
出席レベル、対象者があっていない
会議目的が明確でない
会議アジェンダが作られていない

空中戦に終わる(話題の口頭での論戦のみ、決着なし)

よくありますよね、会議が始まり議事は進行していきます。そのあとに方々でしゃべり始めて収拾がつかなくなること。そして”たられば”の積み重ねで、事実に基づいた会話がされないために最終的に打ち合わせが終わった後には、いっぱい議論した事実だけでアウトプットがものすごく少ないこと、もしくはない事。

原因:
会議事前資料がない
会議コントロールが出来ていない
会議目的が明確でない

議論にならない宿題・確認点が多くなりすぎる

ありますよね。会議してはみたものの、無意味と言うよりもあれしなきゃ、これしなきゃ、となり課題だらけになる会議。もちろん課題掘り起こしが目的の会議や、そもそもブレインストーミングでその場で論点・論争しながら進めるものは当然そうなると思いますが、意外とこういうシチュエーション多いのではないでしょうか。

原因:
会議事前資料がない
脱線が多い
キープレイヤーが参加していない
出席レベル、対象者があっていない

問題課題原因に見る会議コントロールの重要性

会議における問題からの、原因を今一度見ていきましょう

  • 会議事前資料がない
  • 出席レベル、対象者があっていない
  • キープレイヤーが参加していない
  • 会議コントロールが出来ていない
  • 脱線が多い
  • 会議そのものが結論ありき
  • 会議目的が明確でない
  • 会議アジェンダが作られていない
  • 会議の目的が達成されなかった
  • 出席人数が多すぎ
  • 会議に参加する気がない(仕事する気がない)

これらの問題の原因の多くは、会議にいくつか工夫をするだけで劇的に効率よく、生産性のある会議となります。

それでは、見ていきましょう。

会議3イメージ

会議の事前準備を徹底する4つの取り組み

会議の成功のカギは会議オーナー・主催者の目的の設定で50%くらいはクリアします、ここでは大きく4つの取り組み方法・工夫を紹介していきます。

会議の目的を明確に定義

会議の目的は必ず明確化しましょう。あると無いとではまったく会議終了後の終わり方が違ってきます。

この会議で、果たすべき目的とアウトプットを事前に明確化します。目的を明確化することによって、必要な参加者の定義が可能になります。さらに、目的を達成するために必要な手順や資料、アウトプットもおぼろげに見えてくるものです。会議の進行についてもイメージできるはずです。
それぐらい重要な会議の目的です。

惰性や慣習、昔の先輩が始めたからの曖昧な理由しかない打ち合わせや会議があるのであれば、一度整理してやめてみることをお勧めします。

参加者の必須・任意・視聴可能の3段階で分ける

先ほどの会議妨げの原因でもありましたが、参加者のアンマッチと言ううのがかなりのストレスになってきます。
思い切って、参加者に色を付けましょう。
 必須  :会議に必要で、いないのなら会議は開催しない(欠席は不許可)
 任意  :いるほうが都合はいいが、いなくても会議は進める(ステークホルダーにはならない)
 視聴可能:完全任意、オブザーバー(発言許可はオーナに一任)
 
このようにレベル分けしておくことで、自分の立場が明確になるとともに会議への真剣度が変わってきます。
会議参加者側でも、自分が参加いなくてもよい会議を取捨選択できるようになります。
一番やっちゃいけないのは、参加者全員を”必須”にマーキングすることです

会議や打ち合わせの種類にもよりますが、話し合いの最適な会議人数は4-5名と言われています。人間はそれ以上の人数になると、自身の意見を言わなくなる動物ですので、会議の種類に合わせて適切人数をデザインしましょう。

会議のアジェンダ(議事進行)をデザインする

会議の目的も決まり、参加者も決まりました。あとは何をすればよいでしょうか?
会議そのもののアジェンダ(議事進行)を決めましょう。もちろん、会議の種類によっては必要ないものもありますが、大枠でも構わないので、何をどの順番で、どういう時間枠で話し合いをするかを決めておくとコントロールがしやすくなります。
また、ここで会議のファシリテーター(facilitator)、推進者を選出しておきましょう。議事進行役です。

時間割が出来たら、時間割ごとに必要な参加者のレベルを分けると
途中参加のあり、なし、さらに効率的な会議の進め方を参加側で判断が可能となります。

会議資料を明文化・作成・事前配布

会議のアジェンダ作成と同じくらい重要なことがあります。会議に使用する資料の作成は絶対しておいたほうがいいです。人間はそれほど優秀でありませんので、資料や目で見て確認できる形がないと、好き勝手に脱線しまくる生き物です。

その為、会議の効率も落ちますし脱線した内容に引っ張られて時間もひっ迫することになったりします。

どんなに少ない量でもかまないですし、枠やフォーマットだけでもいい、間違っててもいいので、資料は絶対用意しておくべきです。議事進行に加えて、資料を作成すると、議題が脱線しにくいのに加えて、その資料が正しくても間違っていても必ずフィードバックをもらえます。

空中戦にもなりにくく、目の前にある”対象の物”だけに集中して議論することが出来ます。

もし用意できない資料や、資料の精度に問題がある時には、きちんとそれも明示・明文化しておくことでさらに議論がおかしなことにならずに済みますので、活用しましょう

会議のファシリテート 4つの取り組み

会議は当日の進行も重要です。

事前の準備で会議の方向性が決まるのなら、当日の進行の仕方で会議そのものの効率が大部分きまります。

少し工夫的なところもありますが、紹介します。

ファシリテーター

議事アジェンダをデザインした時に決めた、ファシリテータですが、会議では重要な役割を担います。

オーナーと兼任しても構いませんが、本ファシリテーターは会議の中だけでは絶大な権限を有する人としてください。強制的に会議を打ち切ったり、促したり、AI(アクションアイテム)を決めたりとすることのできる人です。

上手なファシリテーターのいる会議では多くの成果を得やすいのが会議と言うものです。半面あまり経験のないファシリテーターでも議事アジェンダに従えば、そんなに大きな間違いは発生せずに会議を進めることが出来ます。

ここはキーポイントです
経験ですが、おしゃべり好きの部長が調子に乗ってアジェンダの時間を1分超過して話し続けています。
この時にファシリテーターを、Bad/Normal/Goodでわけると以下のようになります。

 Bad :そのまましゃべり続けさせる 結果打ち合わせ後半はノーコントロール
 Normal:時間で区切り次の議題
 Good :話している内容で続けるかどうかを決め、その後の時間コントロールをする

同じように見えて、全然違う結果となります。ファシリテーターは会議だけでなく業務でも同じような能力を求められますので、仕事全般の良い訓練になると思います。

無言禁止・内職禁止ルール

ファシリテーターの技術にもなりますが、参加者の無言参加を禁止とします。参加者が単なる視聴者・コメンテーター内職者とならないために、積極的に会議に絡んでもらうようにファシリテートします。

それでもしゃべらない場合には、退場してもらうというのは参加必須のメンバーの場合は、厄介な問題です。

こういう時には、ペナルティとして会議で出てくるAIとか厄介毎は、この人にやってもらうルールとしちゃいましょう。

一番プリミティブな厄介毎は、議事メモ・議事録になります。
どちらにしても議事メモは合意の記録として必須なので、これを作ってもらうことで、会議の内容にもついてこれるし、有意義なものになります。

議事メモを既に誰かが書いている場合には、会議のAIを振りましょう

人は、何かやらなければいけないto doがあれば、たとえ簡単なものでも回避したがるものです。

この場合は、強制的に積極発言するようになります

ペーパレスで会議を運用する

今どきの会議運営では、ほとんどの企業が実行可能ではないでしょうか?

ペーパーレスにすることで、会議の質が違うものに変革します。

まず、必要書類・参考書類の量が一気に増えます。これは一長一短あって、会議の効率化にはいいのですが視認性としては悪くなる時や、メモをしにくいなども出てきますがなれの部分もあり、ぜひ採用すべきです。

ペーパーレスにすることで、少しだけエコになります。

また、事前配布もしやすくなります。

会議運営を対面実施でも、オンラインでの画面共有で実施

電話会議、リモート会議システムを持っている企業では簡単に行えることと思います。

これは、想像以上に便利で使うツールにもよりますが、

共有資料に、お互いが書きかんだり、コメントを追記したりと、会議中にいろいろなことを同時進行で進めることが出来ます。

出来ないツールもありますが、一度トライしてください。

ツールによっては、WB(ホワイトボード)機能なども有して、その場でお絵かきをしながら会議を進めたりもできますので、より便利です。

会議の結論について再確認 2つの取り組み

会議の終わりでの確認ポイントは、回避の成否を決めるうえで非常に重要です。
当たり前のことですが、意外と出来ていないので、あえて取り組みとして紹介いたします。

議事のサマリ・AIの確認を行う

議事録取得者から、本日の議事決定事項や話し合ったトピックのサマリを、口に出してしゃべってもらいます。

話してもらうことで、参加者全員に合意形成をキチンとするのに加えて、参加者から議事記載漏れや打ち合わせ内容での話し合いについて、過不足ないか頭の中で各参加者が思いを巡らせてくれますので、2重3重のチェックになります。

また、AIの確認と誰がいつまでに実施するかを確認してください。

議事録は確認終わり次第、清書し参加者・関係者へ配布して
所定の場所に保存してください(プロジェクト参加者がいつでも参照できるように)

会議・打ち合わせの目的が達成できたかを確認

これも当たり前ですが、会議が有効であったのか、会議目的・ターゲットを再確認しましょう。

確認するのは、会議オーナーです。(ファシリテータでもいいです)

多くの場合は、
 会議オーナー=会議起案者=ファシリテータ
になると思いますので、確認はしやすいと思います。

仮に、打ち合わせへのインプット、すり合わせ・議論不足で会議がうまく機能せず、目的を達することが出来なかったら、思い切ってその場で、そう宣言して次回打ち合わせ・会議企画に、How(どうやったら)を参加者に相談してみてください。

そして、その場で次企画日程までを決めてしまいましょう。

会議の種類とその質の違い

会議と一口に言っても、その内容であったり特性によって目的そのものが違ってきたりします。

ここでは、会議の種類を整理するとともに、その特性・質についても整理します。

先ほどまで、紹介した効率よい会議を行うための、10の取り組みは全ての場合に適用せずとも、各々の会議の特性でやらなくてもいいもの、違う形で実施するほうがいいものに分けられますので、初期の会議デザインで何を取り組むのかまでを決めておくのがよいでしょう。

ですので、会議デザインは絶対に必要です!

会議の種類は、大きく分けて4つほどに分類できます。ここではやり方の方法論の話ではなくて、会議そのものの目的別の種類を整理します。

状況・状態を共有する会議

状況・状態を共有する会議でのメインの目的は、情報の伝達・説明がされること。相手に伝わる事が最終ゴールになります。場合によっては説明相手からの質問に対して答える必要もあるかもしれませんが、基本的な目的は”思い”や”決定”事項を伝えることにあります。
 
  会議体例)説明会、研修、方針説明会、総会・大会
 

話し合う・議論する会議

双方向のコミュニケーションによる会議を行って、物事を決定したり、そのための議論を行う会議を指します。誰が主格と言うことはなく、話すプレイヤーは全員参加すべき会議です。10人を超えるようなセッションは実質は無意味で、少人数での議論中心の展開になると思います。

  会議体例)検討会、アイデアブレーンストーミング、すり合わせ会議

承認・承諾・許可を得る会議

権威・権限のあるひと、ワークフロー上の承認権限のある人に承諾をも他うための会議体となります。本会議体系は状況・状態を共有する会議を伴い、話し合う・議論する会議と一緒に実行されるのが多いと思います。
最終的な会議のゴールとしては、その話し合の結果、主目的である承認を得ることになります

  会議体例)予算確定・執行会議、事業推進、人事会議

コメントをもらう会議

打ち合わせの主目的が、説明者・報告者に対す評価・コメントをもらうことを主目的としています。本会議体系では、資料の出来、考え方について、もしくはプレゼンテーション内容について、有用・有益なフィードバックをもらうことがゴールとなります。有益なフィードバックとは、そのコメントをもらう対象の物がより良くなることを指します。

  会議体例)資料のレビュー、製品・発表のレビュー、事業計画レビュー

効率的な会議進行まとめ

いかがでしたでしょうか

普段何気なく、実施している会議に少しだけ取り組みや、工夫をすることで会議効率が飛躍的に上がります。

また、会議での取り決めをすることで、合意形成がキチンとされるのでその後のもめごとも劇的に少なくなります。

会議の種類でも少し書きましたが、それらの取り決めをやるやらないは、会議のデザインですべて決まってきますので、無理に全部をやるとかいう意気込みだけではなく、時と場合に応じた会議デザインを行い、是非もっと効率の良い会議としてください。

– hogeru –